Capítulo 75: Empleados y controles internos: la debilidad desde dentro

A lo largo de muchos años de actividad profesional en salas de juntas y juzgados, se han observado casos muy variados. Se han visto hackers sofisticados que vulneran cortafuegos construidos con grandes inversiones, estafadores internacionales que se hacen pasar por altos ejecutivos y redes de phishing que cazan víctimas en las redes sociales. Sin embargo, existe un tipo de estafa que siempre deja un sabor especialmente amargo, uno que no proviene solo de la pérdida económica, sino del desmoronamiento del valor más fundamental sobre el que descansa todo sistema humano: la confianza.

Cuando hablamos de estafas contra empresas, nuestra mente tiende a mirar hacia afuera. Imaginamos a un "atacante" que se encuentra en algún lugar del espacio virtual. Pero este capítulo trata sobre la amenaza tangible, cercana y más dolorosa: la amenaza que viene de casa. El empleado dedicado que llega primero a la oficina, la contable que recuerda los cumpleaños de todos, o el gerente de compras en quien todos confían. Este es el capítulo sobre el fraude interno y la falla estructural en los controles organizacionales, un lugar donde la psicología humana se encuentra con las brechas técnicas.

La voz desde dentro: cuando la confianza se convierte en arma

En el libro "¿Has caído en la trampa?", se destaca que el fraude no es solo una cuestión de tecnología, sino de psicología. En el mundo empresarial, la confianza es el combustible que mueve los engranajes. Sin un cierto grado de confianza en los empleados, una empresa no puede funcionar. Es imposible verificar cada línea de una factura o hacer un seguimiento de cada pulsación en el ordenador. Y esta confianza, que es necesaria para el crecimiento, es también un posible punto débil de la organización.

El fraude laboral, o "malversación", es uno de los fenómenos más desafiantes en el sector empresarial. Según datos internacionales de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), las organizaciones pueden perder una parte significativa de sus ingresos anuales como resultado del fraude. En la mayoría de los casos, pasa mucho tiempo antes de que se descubra la estafa. ¿Por qué? Porque el empleado que malversa conoce bien el sistema. Puede saber dónde se encuentran las brechas, quién autoriza los pagos automáticamente y qué cajón del almacén nunca se cuenta.

Pero antes de pasar al análisis legal y técnico de la prevención, conviene entender cómo podría verse esto en la realidad. ¿Cómo puede una persona normativa convertirse en alguien que perjudica el sustento de su empleador?

El siguiente escenario es un ejemplo educativo basado en patrones de estafa comunes. Los personajes y eventos son solo para fines ilustrativos.

La historia de "Óptica Norte" y el ascenso de Danny

"Óptica Norte" era una cadena de cinco sucursales con un centro logístico. La dueña del negocio, Michal, contaba con Danny, quien se desempeñó como contable de la empresa durante muchos años. Era considerado parte del sistema orgánico del negocio, gestionaba la relación con los bancos y proyectaba una sensación de control total sobre los datos. Danny era un empleado que nunca tomaba vacaciones largas y siempre se quedaba hasta tarde en la oficina; una situación que, en ciertos escenarios, puede ser una señal de alerta en el mundo de la auditoría interna, ya que impide que otros examinen su puesto de mando.

El cambio en Danny en este escenario comenzó debido a presiones económicas personales. Danny se encontró revisando la lista de proveedores de "Óptica Norte" y detectó un proveedor que ya no estaba activo en el sistema. La primera acción fue cambiar los datos de la cuenta bancaria del proveedor inactivo a otra cuenta bancaria, y generar una factura ficticia por miles de séquels en concepto de "servicios de consultoría". Como contable que autoriza las facturas, el dinero se transfirió sin dificultad.

Con el tiempo, el método se perfeccionó. Danny comenzó a realizar "pagos en exceso" a proveedores reales, y luego les pedía que devolvieran el saldo a otra cuenta bancaria bajo su control. Aprendió los hábitos de firma de cheques y deslizó entre ellos pagos destinados a sí mismo. Las cantidades fueron aumentando gradualmente.

En este escenario, la crisis llegó cuando se decidió implementar un nuevo sistema ERP para la gestión de inventario y finanzas. Un consultor externo que solicitó cruzar datos descubrió discrepancias. En un examen profundo de la oficina, se encontraron documentos que levantaban sospechas de falsificación e informes financieros que no reflejaban la realidad. En un caso así, tras examinar las pruebas, las partes pueden descubrir que se acumuló un daño económico de millones de séquels a lo largo de los años.

La anatomía de la malversación: el triángulo del fraude y la brecha que atrae al ladrón

El caso descrito representa un patrón a menudo llamado "el triángulo del fraude" (The Fraud Triangle). Para que un empleado cometa un fraude, tres componentes suelen estar presentes simultáneamente:

1. Presión (Pressure)

Este es el motivo. A menudo se trata de presión financiera oculta: deudas, dificultades económicas en la familia o el deseo de mantener un nivel de vida que no coincide con los ingresos. La presión es el factor que puede llevar a una persona normativa a cruzar la línea.

2. Oportunidad (Opportunity)

Aquí entra en juego la responsabilidad organizacional. La oportunidad surge cuando los controles internos son débiles. Si una persona tiene control exclusivo sobre toda la cadena de pagos, desde ingresar al proveedor hasta ejecutar el pago, existe la oportunidad. En muchas oficinas, a menudo se renuncia a la "segregación de funciones", y esa es una brecha significativa.

3. Justificación (Rationalization)

Este es el componente psicológico. Los autores de fraudes pueden contarse una historia que justifica sus actos: "Solo estoy tomando prestado el dinero", "Merezco un salario más alto" o "Es una compensación por horas extra". La justificación les permite seguir funcionando como empleados normales mientras perjudican a la empresa.

Entre lo penal y lo civil: análisis de las opciones legales

Cuando se descubre una sospecha de malversación, el empleador puede enfrentar una tormenta emocional y legal. Surge la pregunta de cómo se puede actuar para recuperar los fondos. Es importante entender las opciones legales existentes.

Robo por parte de un empleado: el aspecto penal

La Ley Penal, de 1977, trata con severidad los delitos cometidos por un empleado contra su empleador. El artículo 391 de la ley establece un castigo severo en casos de robo por parte de un empleado a su empleador, debido al daño causado al valor de confianza especial entre las partes. Presentar una denuncia ante la policía es un paso posible, pero se centra en el ámbito penal y no necesariamente en la compensación económica.

La vía civil y las medidas cautelares

En el ámbito civil, el objetivo es intentar detener el ocultamiento de activos. Se puede considerar presentar una demanda civil y solicitudes de medidas cautelares urgentes, tales como órdenes de embargo sobre cuentas bancarias o bienes, sujeto a las limitaciones de la ley. A veces es posible solicitar órdenes que permitan la incautación de pruebas para evitar la destrucción de materiales digitales.

Responsabilidad de otros factores

Una pregunta que surge a veces es si se puede imputar responsabilidad a otros factores, como el sistema bancario. La respuesta depende de las circunstancias y no es simple. Se puede examinar si existió un deber de cuidado y si el banco ignoró señales de alerta claras. Sin embargo, cuando se trata de un empleado con autorización legal, las entidades financieras pueden estar protegidas. Cada caso se examina individualmente según sus circunstancias particulares.

Derechos de los empleados ante la malversación

Un tema sensible es la privación de indemnización por despido. La Ley de Indemnización por Despido permite al Tribunal Laboral examinar la privación de indemnizaciones en ciertas circunstancias. No obstante, el empleador no puede actuar de forma unilateral y arbitraria. Existe un procedimiento regulado, y los tribunales examinan el equilibrio entre la gravedad del acto y los derechos sociales del empleado. Se pueden explorar opciones para compensar deudas probadas, sujeto a prueba legal.

Construyendo muros dentro de la oficina: controles para prevenir riesgos

Para reducir el riesgo de fraudes internos, se recomienda adoptar una cultura organizacional y procedimientos de trabajo claros:

1. Segregación de funciones (Segregation of Duties)

Esta es una regla básica de control interno. Es deseable que la persona que pide mercancía no sea la misma que autoriza el pago, y que quien registra la operación no realice las conciliaciones bancarias. En pequeñas empresas, se puede recurrir a auditorías externas periódicas.

2. Procedimiento de aprobación de proveedores

Se recomienda no permitir cambios en los datos de cuenta bancaria de un proveedor o la creación de un nuevo proveedor sin una doble aprobación. En caso de una solicitud de cambio de datos, es obligatorio verificarlo ante el proveedor mediante un medio de comunicación oficial y conocido.

3. Vacaciones obligatorias

Exigir a los empleados con acceso a fondos que tomen vacaciones anuales continuas, durante las cuales otra persona cumpla su función, es una herramienta eficaz. Muchas estafas requieren un "mantenimiento" diario de ocultación que podría quedar expuesto en ausencia del ejecutor.

4. Gestión de autorizaciones digitales

Se debe insistir en el uso de autorizaciones personales exclusivamente y el uso de autenticación de dos factores (2FA). Definir alertas sobre operaciones inusuales o por encima de cierto importe puede ayudar a monitorear en tiempo real.

5. Auditoría periódica

Además de la auditoría anual ordinaria, se pueden realizar pruebas sorpresa enfocadas en puntos críticos como compras, inventario y reembolsos de gastos.

Señales de alerta (Red Flags)

Existen señales conductuales y organizacionales a las que conviene prestar atención:

• Empleado que evita sistemáticamente tomar vacaciones o delegar autoridad.
• Cambio notable e inexplicable en el nivel de vida de un empleado.
• Empleado que atraviesa dificultades económicas significativas.
• Relaciones no oficiales inusuales entre un empleado y ciertos proveedores.
• Discrepancias recurrentes en informes de inventario o en la caja.
• Resistencia significativa a la implementación de nuevos sistemas de control.

¿Qué se puede hacer cuando surge una sospecha de malversación?

1. Recopilación cuidadosa de información: Se recomienda recoger pruebas y documentos relevantes de manera silenciosa y profesional, cuidando el cumplimiento de las disposiciones legales relativas a la privacidad.
2. Asesoramiento profesional: Acudir a un abogado especializado en el sector para establecer una estrategia legal correcta.
3. Evaluación del alcance del evento: Obtener ayuda de profesionales como auditores forenses para estimar el daño y preparar la base probatoria.
4. Verificación de cobertura de seguro: Revisar las pólizas de seguro de la empresa e informar de acuerdo con sus condiciones.

Aspecto legal y resumen

Los fraudes internos dañan la base de la organización. La ley, aunque proporciona herramientas para hacer frente (desde el ámbito penal hasta las causas civiles y el enriquecimiento injusto), el camino para la recuperación de fondos depende de muchas circunstancias. Los tribunales exigen un alto nivel de prueba en casos de fraude, y se debe equilibrar la protección de la propiedad del empleador con los derechos del empleado.

En última instancia, construir un sistema de pesos y contrapesos es parte de una gestión responsable. Una empresa que se protege desde adentro reduce los riesgos y preserva la integridad de sus empleados. Como se desprende de la experiencia profesional acumulada a lo largo de los años, la prevención y el control son herramientas esenciales en el complejo ámbito empresarial. La posibilidad de recuperar fondos y gestionar correctamente el evento depende en gran medida de la rapidez y minuciosidad de la acción desde el momento en que se descubre la sospecha.