Chapitre 75 : Employés et contrôles internes : La vulnérabilité de l'intérieur

Au fil de nombreuses années d'activité professionnelle dans les salles de réunion et les tribunaux, des cas variés ont été observés. On a vu des hackers sophistiqués briser des pare-feux construits avec des investissements massifs, des escrocs internationaux usurpant l'identité de hauts fonctionnaires, et des réseaux d'hameçonnage capturant des victimes sur les réseaux sociaux. Mais il existe un type d'escroquerie qui laisse toujours un goût particulièrement amer, non seulement en raison de la perte financière, mais en raison de l'effondrement de la valeur la plus fondamentale sur laquelle repose tout système humain : la confiance.

Lorsque nous parlons de fraudes contre les entreprises, notre esprit a tendance à se tourner vers l'extérieur. Nous imaginons un "attaquant" situé quelque part dans l'espace virtuel. Mais ce chapitre traite de la menace la plus tangible, proche et douloureuse : la menace venant de l'intérieur. L'employé dévoué qui arrive le premier au bureau, la comptable qui se souvient de l'anniversaire de tout le monde, ou le directeur des achats en qui tout le monde a confiance. C'est le chapitre sur la fraude interne et sur la faille inhérente aux contrôles organisationnels, un endroit où la psychologie humaine rencontre les failles techniques.

La voix à l'intérieur : quand la confiance devient une arme

Dans le livre "Vous êtes-vous fait arnaquer ?", il est souligné que la fraude n'est pas seulement une question de technologie, mais de psychologie. Dans le monde des affaires, la confiance est le carburant qui fait tourner les rouages. Sans un certain degré de confiance envers les employés, une entreprise ne peut pas fonctionner. Il est impossible de vérifier chaque ligne d'une facture ou de suivre chaque frappe sur un clavier. Et cette confiance, nécessaire à la croissance, est aussi un point de vulnérabilité potentiel pour l'organisation.

La fraude commise par un employé, ou "détournement", est l'un des phénomènes les plus difficiles du secteur commercial. Selon les données internationales de l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), les organisations peuvent perdre une part importante de leurs revenus annuels à cause de la fraude. Dans la plupart des cas, il faut beaucoup de temps avant que la fraude ne soit découverte. Pourquoi ? Parce que l'employé qui détourne les fonds connaît très bien le système. Il peut savoir où se trouvent les failles, qui approuve les paiements automatiquement, et quel tiroir dans l'entrepôt n'est jamais inventorié.

Mais avant de passer à l'analyse juridique et technique de la prévention, il convient de comprendre à quoi cela peut ressembler dans la réalité. Comment une personne normale peut-elle en arriver à porter atteinte aux moyens de subsistance de son employeur ?

Le scénario suivant est un exemple pédagogique basé sur des modèles de fraude courants. Les personnages et les événements sont uniquement destinés à l'illustration.

L'histoire d'"Optica North" et l'ascension de Danny

"Optica North" était une chaîne de cinq succursales avec un centre logistique. La propriétaire de l'entreprise, Michal, s'appuyait sur Danny, qui a servi comme comptable de la société pendant de nombreuses années. Il était considéré comme faisant partie du système organique de l'entreprise, gérait la relation avec les banques et dégageait un sentiment de contrôle total sur les données. Danny était un employé qui ne prenait jamais de longues vacances et restait toujours le dernier au bureau – une situation qui, dans certains scénarios, peut constituer un signal d'alarme dans le monde de l'audit interne, car elle empêche les autres d'examiner son poste de contrôle.

Le changement chez Danny dans ce scénario a commencé à la suite de pressions financières personnelles. Danny s'est retrouvé à parcourir la liste des fournisseurs d'"Optica North" et a identifié un fournisseur qui n'était plus actif dans le système. La première action a été de modifier les coordonnées bancaires du fournisseur inactif vers un autre compte bancaire, et de générer une facture fictive de milliers de shekels pour des "services de conseil". En tant que comptable approuvant les factures, l'argent a été transféré sans difficulté.

Avec le temps, la méthode a été perfectionnée. Danny a commencé à effectuer des "paiements en trop" à de vrais fournisseurs, puis leur a demandé de reverser le trop-perçu sur un autre compte bancaire qu'il contrôlait. Il a appris les habitudes de signature des chèques et a glissé parmi eux des paiements qui lui étaient destinés. Les montants ont augmenté progressivement.

Dans ce scénario, la crise est survenue lorsqu'il a été décidé de mettre en œuvre un nouveau système ERP pour la gestion des stocks et des finances. Un consultant externe qui a voulu croiser les données a découvert des incohérences. Lors d'un examen approfondi du bureau, des documents soulevant des soupçons de falsification et des rapports financiers ne reflétant pas la réalité ont été découverts. Dans un tel cas, après examen des preuves, les parties peuvent découvrir qu'un préjudice financier de millions de shekels s'est accumulé au fil des ans.

L'anatomie du détournement : le triangle de la fraude et la faille qui appelle au vol

Le cas décrit représente un modèle appelé "le triangle de la fraude" (The Fraud Triangle). Pour qu'un employé commette une fraude, trois éléments doivent généralement être réunis simultanément :

1. Pression (Pressure)

C'est le mobile. Il s'agit souvent d'une pression financière cachée : dettes, difficultés économiques au sein de la famille, ou désir de maintenir un niveau de vie qui ne correspond pas au revenu. La pression est le facteur qui peut conduire une personne normale à franchir la ligne.

2. Opportunité (Opportunity)

C'est ici qu'intervient la responsabilité organisationnelle. L'opportunité naît lorsque les contrôles internes sont faibles. Si une seule personne a le contrôle exclusif sur toute la chaîne de paiement – de la saisie du fournisseur à l'exécution du paiement – une opportunité existe. Dans de nombreux bureaux, on renonce parfois à la "séparation des tâches", et c'est une faille significative.

3. Justification (Rationalization)

C'est l'élément psychologique. Les auteurs de fraudes peuvent se raconter une histoire justifiant leurs actes : "J'emprunte seulement l'argent", "Je mérite un salaire plus élevé", ou "C'est une compensation pour les heures supplémentaires". La justification leur permet de continuer à fonctionner comme des employés ordinaires tout en nuisant à l'entreprise.

Entre pénal et civil : analyse des options juridiques

Lorsqu'un soupçon de détournement est découvert, l'employeur peut se retrouver face à une tempête émotionnelle et juridique. La question se pose de savoir comment agir pour récupérer les fonds. Il est important de comprendre les options juridiques existantes.

Vol par un employé – l'aspect pénal

Le Code pénal de 1977 traite sévèrement les infractions commises par un employé contre son employeur. L'article 391 de la loi prévoit des peines aggravées en cas de vol commis par un employé à l'encontre de son employeur, en raison de l'atteinte portée à la valeur particulière de confiance entre les parties. Déposer une plainte à la police est une étape possible, mais elle se concentre sur le plan pénal et pas nécessairement sur l'indemnisation financière.

La voie civile et les mesures provisoires

Sur le plan civil, l'objectif est de tenter d'arrêter la dissipation des actifs. Il est possible d'envisager l'introduction d'une action civile et des demandes de mesures provisoires urgentes, telles que des saisies sur comptes bancaires ou des biens, sous réserve des limitations légales. Il est parfois possible de demander des ordonnances permettant la saisie de preuves afin d'empêcher la destruction de supports numériques.

Responsabilité d'autres parties

Une question qui se pose parfois est de savoir s'il est possible d'engager la responsabilité d'autres parties, telles que le système bancaire. La réponse dépend des circonstances et n'est pas simple. Il est possible d'examiner si une obligation de diligence a été respectée et si la banque a ignoré des signaux d'alarme évidents. Cependant, lorsqu'il s'agit d'un employé ayant une autorisation légale, les établissements financiers peuvent être protégés. Chaque cas est examiné individuellement selon ses circonstances particulières.

Droits des employés au regard du détournement

Un sujet sensible est la privation des indemnités de licenciement. La loi sur les indemnités de licenciement permet au tribunal du travail d'examiner la privation des indemnités dans certaines circonstances. Cependant, l'employeur ne peut pas agir de manière unilatérale et arbitraire. Il existe une procédure réglementée, et les tribunaux examinent l'équilibre entre la gravité de l'acte et les droits sociaux de l'employé. Il est possible d'envisager des options de compensation des dettes prouvées, sous réserve de preuve juridique.

Construire des murs à l'intérieur du bureau : contrôles pour prévenir les risques

Pour réduire le risque de fraudes internes, il est recommandé d'adopter une culture organisationnelle et des procédures de travail claires :

1. Séparation des tâches (Segregation of Duties)

C'est une règle fondamentale du contrôle interne. Il est souhaitable que la personne commandant des marchandises ne soit pas la même que celle qui approuve le paiement, et que celui qui enregistre l'opération n'effectue pas les rapprochements bancaires. Dans les petites entreprises, il est possible de recourir à des vérifications externes périodiques.

2. Procédure d'approbation des fournisseurs

Il est recommandé de ne pas autoriser la modification des coordonnées bancaires d'un fournisseur ou la création d'un nouveau fournisseur sans double approbation. En cas de demande de modification des détails, il est obligatoire de le vérifier auprès du fournisseur par un moyen de communication officiel et reconnu.

3. Vacances obligatoires

Exiger des employés ayant accès aux fonds qu'ils prennent des vacances annuelles consécutives, pendant lesquelles une autre personne remplit leur fonction, est un outil efficace. De nombreuses fraudes nécessitent un "entretien" quotidien de dissimulation qui pourrait être révélé en l'absence de l'auteur.

4. Gestion des accès numériques

Il faut veiller à utiliser uniquement des accès personnels et à utiliser une authentification à deux facteurs (2FA). La définition d'alertes sur des opérations inhabituelles ou dépassant un certain montant peut aider à la surveillance en temps réel.

5. Audit périodique

En plus de l'audit annuel ordinaire, il est possible d'effectuer des vérifications surprises ciblées sur des points de vulnérabilité tels que les achats, les stocks et les notes de frais.

Signaux d'alarme (Red Flags)

Il existe des signes comportementaux et organisationnels auxquels il convient de prêter attention :

• Un employé qui évite systématiquement de prendre des vacances ou de déléguer des tâches.
• Un changement notable et inexpliqué dans le niveau de vie d'un employé.
• Un employé se trouvant dans des difficultés financières importantes.
• Des relations officieuses inhabituelles entre un employé et certains fournisseurs.
• Des incohérences répétées dans les rapports de stock ou dans la caisse.
• Une résistance significative à l'introduction de nouveaux systèmes de contrôle.

Que faire lorsqu'un soupçon de détournement apparaît ?

1. Collecte prudente d'informations : Il est recommandé de collecter les preuves et les documents pertinents de manière calme et professionnelle, tout en respectant les dispositions de la loi concernant la vie privée.
2. Consultation professionnelle : S'adresser à un avocat spécialisé dans le domaine pour élaborer une stratégie juridique correcte.
3. Examen de l'ampleur de l'événement : Faire appel à des professionnels tels que des experts-comptables judiciaires pour évaluer le préjudice et préparer le socle probatoire.
4. Vérification de la couverture d'assurance : Examiner les polices d'assurance de l'entreprise et déclarer le sinistre conformément à leurs conditions.

Aspect juridique et conclusion

Les fraudes internes nuisent à la base de l'organisation. Bien que la loi fournisse des outils pour y faire face – du plan pénal aux motifs de responsabilité délictuelle et d'enrichissement sans cause – le chemin vers le recouvrement des fonds dépend de nombreuses circonstances. Les tribunaux exigent un niveau de preuve élevé dans les cas de fraude, et il faut équilibrer la protection de la propriété de l'employeur avec les droits de l'employé.

En fin de compte, la construction d'un système de poids et contrepoids fait partie d'une gestion responsable. Une entreprise qui se protège de l'intérieur réduit les risques et préserve l'intégrité des employés. Comme le montre l'expérience professionnelle acquise au fil des ans, la prévention et le contrôle sont des outils essentiels dans l'espace commercial complexe. La possibilité de récupérer des fonds et de gérer correctement l'événement dépend largement de la rapidité et de la rigueur de l'action dès la découverte du soupçon.