Capítulo 75: Funcionários e Controles Internos: A Fraqueza de Dentro

Ao longo de muitos anos de atividade profissional em salas de reunião e tribunais, foram vistos casos variados. Foram vistos hackers sofisticados que invadem firewalls construídos com grandes investimentos, golpistas internacionais que se passam por cargos de alto nível e redes de phishing que caçam vítimas em redes sociais. Mas existe um tipo de fraude que sempre deixa um sabor particularmente amargo, um que não decorre apenas da perda financeira, mas da desintegração do valor mais fundamental sobre o qual todo sistema humano se apoia: a confiança.

Quando falamos sobre fraudes contra empresas, nossa mente tende a vagar para fora. Imaginamos um "atacante" que está em algum lugar no espaço virtual. Mas este capítulo trata da ameaça tangível, próxima e mais dolorosa – a ameaça de dentro de casa. O funcionário dedicado que chega primeiro ao escritório, a gerente de contas que lembra do aniversário de todos, ou o gerente de compras em quem todos confiam. Este é o capítulo sobre fraudes internas e sobre a falha estrutural nos controles organizacionais, um lugar onde a psicologia humana encontra as lacunas técnicas.

A voz dentro de casa: quando a confiança se torna uma arma

No livro "Caiu no Golpe?", é enfatizado que a fraude não é apenas uma questão de tecnologia, mas de psicologia. No mundo dos negócios, a confiança é o combustível que move as engrenagens. Sem uma certa medida de confiança nos funcionários, uma empresa não pode funcionar. É impossível verificar cada linha de uma fatura ou acompanhar cada digitação no computador. E essa confiança, que é essencial para o crescimento, é também um possível ponto fraco da organização.

A fraude por funcionários, ou "peculato", é um dos fenômenos mais desafiadores no setor empresarial. De acordo com dados internacionais da Associação de Examinadores de Fraudes Certificados (ACFE), as organizações podem perder uma parte significativa de suas receitas anuais como resultado de fraudes. Na maioria dos casos, passa muito tempo até que a fraude seja descoberta. Por quê? Porque o funcionário que comete o peculato conhece o sistema muito bem. Ele pode saber onde estão as lacunas, quem aprova os pagamentos automaticamente e qual gaveta no estoque nunca é contada.

Mas antes de passarmos para a análise jurídica e técnica da prevenção, vale a pena entender como a coisa pode parecer na realidade. Como uma pessoa normativa pode se tornar alguém que prejudica o sustento do seu empregador?

O cenário a seguir é um exemplo educacional baseado em padrões comuns de fraude. Os personagens e os eventos servem apenas para ilustração.

A história da "Óptica Norte" e a ascensão de Dani

A "Óptica Norte" era uma rede de cinco filiais com um centro logístico. A proprietária da empresa, Michal, contava com Dani, que serviu como contador da empresa por muitos anos. Ele era considerado parte do sistema orgânico da empresa, gerenciava o relacionamento com os bancos e transmitia uma sensação de controle total sobre os dados. Dani era um funcionário que nunca tirava férias longas e sempre ficava até tarde no escritório – uma situação que, em certos cenários, pode ser um sinal de alerta no mundo da auditoria interna, pois impede que outros examinem sua posição de controle.

A mudança em Dani, neste cenário, começou após pressões financeiras pessoais. Dani se viu analisando a lista de fornecedores da "Óptica Norte" e identificou um fornecedor que não estava mais ativo no sistema. A primeira ação foi alterar os detalhes da conta bancária do fornecedor inativo para outra conta bancária e emitir uma fatura fictícia de milhares de shekels por "serviços de consultoria". Como o contador que aprova as faturas, o dinheiro passou sem dificuldade.

Com o tempo, o método foi aperfeiçoado. Dani começou a realizar "pagamentos em excesso" para fornecedores reais e, em seguida, pediu que eles devolvessem o crédito para outra conta bancária que estava sob seu controle. Ele aprendeu os hábitos de assinatura dos cheques e inseriu entre eles pagamentos destinados a ele. As quantias aumentaram gradualmente.

Neste cenário, a crise chegou quando foi decidido implementar um novo sistema ERP para gerenciar o estoque e as finanças. Um consultor externo que solicitou o cruzamento de dados descobriu discrepâncias. Em uma análise aprofundada do escritório, foram descobertos documentos que levantavam suspeitas de falsificação e demonstrações financeiras que não refletiam a realidade. Nesse caso, após a análise das provas, as partes podem descobrir que um prejuízo financeiro de milhões de shekels foi acumulado ao longo dos anos.

A anatomia do peculato: o triângulo da fraude e a brecha que chama o ladrão

O caso descrito representa um padrão conhecido como "Triângulo da Fraude" (The Fraud Triangle). Para que um funcionário cometa uma fraude, três componentes devem estar presentes, na maioria das vezes, simultaneamente:

1. Pressão (Pressure)

Este é o motivo. Na maioria das vezes, trata-se de uma pressão financeira oculta: dívidas, dificuldades financeiras na família ou o desejo de manter um padrão de vida que não é condizente com a renda. A pressão é o fator que pode levar uma pessoa normativa a cruzar a linha.

2. Oportunidade (Opportunity)

Aqui entra em cena a responsabilidade organizacional. A oportunidade surge quando os controles internos são fracos. Se uma única pessoa tem controle exclusivo sobre toda a cadeia de pagamentos – desde o cadastro do fornecedor até a execução do pagamento – existe uma oportunidade. Em muitos escritórios, muitas vezes abrem mão da "segregação de funções", e esta é uma lacuna significativa.

3. Justificativa (Rationalization)

Este é o componente psicológico. Os perpetradores de fraudes podem contar a si mesmos uma história que justifica seus atos: "Estou apenas pegando o dinheiro emprestado", "mereço um salário maior" ou "isso é uma compensação por horas extras". A justificativa permite que eles continuem a atuar como funcionários normais enquanto prejudicam a empresa.

Entre o penal e o civil: análise das opções jurídicas

Quando uma suspeita de peculato é descoberta, o empregador pode enfrentar uma tempestade emocional e jurídica. Surge a pergunta sobre como agir para recuperar o dinheiro. É importante entender as opções jurídicas existentes.

Roubo por funcionário – o aspecto penal

A Lei Penal, de 1977, trata com severidade crimes cometidos por um funcionário contra seu empregador. O artigo 391 da lei estabelece punições severas em casos de roubo cometido por um funcionário de seu empregador, devido à violação do valor da confiança especial entre as partes. Apresentar uma denúncia na polícia é um passo possível, mas foca no plano penal e não necessariamente na compensação financeira.

O caminho civil e as medidas cautelares

No plano civil, o objetivo é tentar impedir o esvaziamento patrimonial. É possível examinar a apresentação de uma ação civil e pedidos de medidas cautelares urgentes, como ordens de penhora em contas bancárias ou bens, sujeitos às limitações da lei. Às vezes, é possível solicitar ordens que permitam a apreensão de provas para evitar a destruição de materiais digitais.

Responsabilidade de terceiros

Uma pergunta que surge às vezes é se é possível imputar responsabilidade a outras partes, como o sistema bancário. A resposta depende das circunstâncias e não é simples. É possível examinar se houve um dever de cuidado e se o banco ignorou sinais de alerta claros. No entanto, quando se trata de um funcionário com autorização legal, as instituições financeiras podem estar protegidas. Cada caso é examinado individualmente de acordo com suas circunstâncias especiais.

Direitos dos funcionários à luz do peculato

Um tema sensível é a privação da indenização rescisória. A Lei de Indenização Rescisória permite que o tribunal do trabalho examine a privação da indenização em certas circunstâncias. No entanto, o empregador não pode agir de forma unilateral e arbitrária. Existe um procedimento regulamentado, e os tribunais examinam o equilíbrio entre a gravidade do ato e os direitos sociais do funcionário. É possível examinar opções de compensação de dívidas comprovadas, sujeitas à prova jurídica.

Construindo muros dentro do escritório: controles para prevenir riscos

Para reduzir o risco de fraudes internas, recomenda-se adotar uma cultura organizacional e procedimentos de trabalho claros:

1. Segregação de funções (Segregation of Duties)

Esta é uma regra fundamental no controle interno. É aconselhável que a pessoa que solicita mercadorias não seja a mesma que aprova o pagamento, e que quem registra a transação não realize as conciliações bancárias. Em pequenas empresas, é possível recorrer a auditorias externas periódicas.

2. Procedimento de aprovação de fornecedores

Recomenda-se não permitir a alteração dos detalhes da conta bancária de um fornecedor ou a criação de um novo fornecedor sem dupla aprovação. Em caso de pedido de alteração de dados, é obrigatório verificar isso com o fornecedor por meio de comunicação oficial e reconhecida.

3. Férias obrigatórias

Exigir que funcionários com acesso a fundos tirem férias anuais contínuas, durante as quais outra parte desempenha seu papel, é uma ferramenta eficaz. Muitas fraudes exigem uma "manutenção" diária de ocultação que pode ser exposta na ausência do executor.

4. Gestão de permissões digitais

Deve-se insistir no uso apenas de permissões pessoais e no uso de autenticação de dois fatores (2FA). A definição de alertas para atividades incomuns ou acima de um determinado valor pode ajudar no monitoramento em tempo real.

5. Auditoria periódica

Além da auditoria anual regular, podem ser realizadas verificações surpresa focadas em pontos fracos, como compras, estoque e reembolsos de despesas.

Sinais de alerta (Red Flags)

Existem sinais comportamentais e organizacionais aos quais vale a pena prestar atenção:

• Funcionário que evita consistentemente tirar férias ou delegar poderes.
• Mudança notável e inexplicável no padrão de vida de um funcionário.
• Funcionário que enfrenta dificuldades financeiras significativas.
• Relações informais incomuns entre um funcionário e certos fornecedores.
• Discrepâncias recorrentes nos relatórios de estoque ou no caixa.
• Resistência significativa à implementação de novos sistemas de controle.

O que pode ser feito quando surge uma suspeita de peculato?

1. Coleta cuidadosa de informações: recomenda-se coletar provas e documentos relevantes de forma silenciosa e profissional, respeitando as disposições legais relativas à privacidade.
2. Consultoria profissional: contato com um advogado que acompanha a área para construir uma estratégia jurídica correta.
3. Avaliação da extensão do incidente: auxílio de profissionais como contadores forenses para estimar o dano e preparar a base probatória.
4. Verificação da cobertura do seguro: análise das apólices de seguro da empresa e denúncia de acordo com os seus termos.

Aspecto jurídico e conclusão

As fraudes internas prejudicam a base da organização. Embora a lei forneça ferramentas para lidar com elas – desde o plano penal até causas por danos e enriquecimento sem causa –, o caminho para a recuperação de fundos depende de muitas circunstâncias. Os tribunais exigem um alto nível de prova em casos de fraude, e é necessário equilibrar a proteção da propriedade do empregador com os direitos do funcionário.

No final das contas, construir um sistema de pesos e contrapesos faz parte de uma gestão responsável. Uma empresa que se protege por dentro reduz os riscos e mantém a integridade dos funcionários. Como mostra a experiência profissional acumulada ao longo dos anos, a prevenção e o controle são ferramentas essenciais no complexo espaço empresarial. A chance de recuperar o dinheiro e de gerenciar corretamente o incidente depende em grande parte da rapidez e da minuciosidade da ação a partir do momento da descoberta da suspeita.